Comment cartographier ses processus métiers : la méthode détaillée pour bien démarrer votre projet ERP

Vous vous posez la question de comment cartographier vos processus avant de lancer votre projet ERP ? Vous avez le sentiment qu’il faut « mettre à plat » ce qui se fait aujourd’hui mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous voulez assurer cette étape cruciale de la phase PREPARE de votre projet ? Selon la méthodologie PRISM, la cartographie des processus actuels est l’une des premières étapes de la phase « Revue et analyse de l’existant ». Il s’agit d’objectiver les ressentis terrain pour mieux préparer votre transformation. Dans cet article, découvrez une méthode claire et progressive pour cartographier efficacement vos processus métiers, identifier vos irritants et poser les bases solides de votre futur ERP.

L’essentiel

• Une méthode structurée en 6 étapes pour cartographier vos processus sans jargon technique, accessible aux non-spécialistes • Les outils pratiques et les participants clés pour mener vos ateliers de cartographie avec succès

• Les livrables concrets qui vous permettront de passer sereinement à l’étape suivante de votre projet ERP

Étape 1 : Préparer votre démarche de cartographie

Définir l’objectif et le périmètre

Avant de vous lancer, clarifiez votre intention :

• Pourquoi cartographier ? (préparation ERP, amélioration continue, audit interne…)
• Quoi cartographier ? (tous les processus ou seulement les plus critiques ?)
• Pour qui ? (direction, équipe projet, futurs utilisateurs…)

Constituer l’équipe projet

La cartographie est un travail collaboratif qui nécessite :

1. Un chef d’orchestre : responsable projet ou consultant qui anime la démarche
2. Des référents métiers : 1 à 2 personnes par grand domaine (finance, commercial, achats, production…)
3. Des utilisateurs terrain : ceux qui vivent le processus au quotidien
4. Un sponsor : membre du CODIR qui valide et soutient la démarche

N’oubliez pas : Impliquez les équipes dès cette étape ! C’est le début de la gestion du changement et une source précieuse d’informations terrain selon la méthodologie PRISM.

Planifier les ateliers

Prévoyez :

• 2 à 3 heures par processus mappé
• Des créneaux rapprochés pour maintenir la dynamique
• Une salle équipée (écran, paperboard, post-it)
• Les supports préparés (trames vierges, exemples)

Étape 2 : Identifier et prioriser vos processus

Lister tous vos grands processus

Commencez par faire l’inventaire des processus de votre entreprise selon les grandes familles : Processus métier (cœur de métier) :

• P2P (Procure-to-Pay) : du besoin d’achat au paiement fournisseur
• O2C (Order-to-Cash) : de la prospection à l’encaissement client
• R2R (Record-to-Report) : de la saisie comptable au reporting

Processus support :

• Gestion des ressources humaines
• Gestion des immobilisations
• Pilotage et contrôle de gestion

Processus de pilotage :

• Planification stratégique
• Gestion des projets
• Management qualité

S’inspirer des processus standards PRISM

Avant de lancer vos ateliers, la méthodologie PRISM recommande de s’appuyer sur les processus standards comme point de départ : P2P (Procure-to-Pay) : Processus d’achat complet, du besoin d’achat au paiement fournisseur O2C (Order-to-Cash) : Processus commercial complet, de la prospection à l’encaissement client R2R (Record-to-Report) : Processus comptable et financier, de la saisie comptable au reporting de gestion Prod (Production) : Processus de fabrication, de la planification de production à la livraison produit fini Supply Chain : Processus logistique, de la gestion des stocks à la distribution

Mémo : Utilisez ces processus standards comme point de départ de vos ateliers. Vous gagnerez du temps et vous assurerez de ne rien oublier d’essentiel. L’objectif n’est pas de coller parfaitement au standard, mais de voir ce qui diverge et pourquoi.

Prioriser selon 3 critères

Pour chaque processus, évaluez :

1. Criticité métier : impact sur la performance de l’entreprise (fort/moyen/faible)
2. Niveau de douleur : frustrations remontées par les équipes (fort/moyen/faible)
3. Complexité IT : nombre d’outils impliqués, interfaces, ressaisies (forte/moyenne/faible)

Attention : Concentrez-vous sur les processus ayant au moins 2 critères « fort ». Cartographier 4-5 processus bien choisis vaut mieux que 15 processus survolés.

Exemple : Une PME industrielle a identifié que son processus de commande client était critique (fort), générateur de frustrations (fort) car très manuel, mais simple IT (faible). Priorité absolue !

Étape 3 : Choisir votre format de cartographie

Format 1 : Le schéma de flux simple

Avantages : Visual, facile à comprendre, idéal pour la communication Outils : PowerPoint, Miro, Draw.io, Lucidchart, Visio Structure recommandée :

• Déclencheur → Étapes → Décision → Étapes → Livrable final
• Acteurs en « couloirs » (swimlanes)
• Systèmes/outils annotés sur chaque étape

Format 2 : La matrice de processus

Avantages : Détaillé, facile à compléter, bon support d’animation Outils : Excel, Google Sheets, Notion Colonnes suggérées :

1. N° étape
2. Description de l’étape
3. Acteur responsable
4. Système/outil utilisé
5. Durée estimée
6. Points de friction identifiés
7. Niveau de criticité

Format 3 : La cartographie BPMN (pour aller plus loin)

Avantages : Norme internationale, précise, évolutive Outils : Bizagi, Camunda, Microsoft Visio À réserver : Aux organisations matures ou accompagnées d’un consultant

Mémo : Commencez simple ! Le format 1 ou 2 suffit amplement pour 80% des besoins. Vous pouvez toujours affiner par la suite.

Étape 4 : Animer vos ateliers de cartographie

Préparer la session

Avant l’atelier :

• Communiquer l’objectif et le déroulé (30 min)
• Préparer les supports vierges
• Réunir les participants clés (5-8 personnes max)
• Prévoir un support de prise de notes partagées

Déroulé type d’un atelier (2h30)

Phase 1 : Cadrage (15 min)

• Rappel des objectifs
• Périmètre du processus traité
• Règles de l’atelier (bienveillance, tous les avis comptent)

Phase 2 : Cartographie du flux principal (60 min)

• Identifier le déclencheur
• Lister les étapes dans l’ordre chronologique
• Identifier les acteurs et les outils à chaque étape
• Valider le flux « nominal » (cas standard)

Phase 3 : Identification des variantes et exceptions (30 min)

• Cas particuliers, exceptions
• Processus d’escalade ou de validation
• Circuits alternatifs

Phase 4 : Chasse aux irritants (45 min)

• Pour chaque étape : « Qu’est-ce qui vous fait perdre du temps ? »
• Noter les frustrations, les ressaisies, les attentes
• Quantifier quand c’est possible (combien de fois par mois ?)

Phase 5 : Synthèse et validation des écarts (20 min)

• Comparer votre processus réel aux standards PRISM
• Identifier les divergences et évaluer leur pertinence
• Hiérarchiser les points de douleur
• Identifier les « quick wins » possibles
• Valider la cartographie finale

Attention : Les écarts aux processus standards ne sont pas forcément des défauts ! Ils peuvent refléter des spécificités métier légitimes ou des avantages concurrentiels. L’important est de les identifier et de les justifier.

Techniques d’animation efficaces

1. Méthode des post-it : Une étape = un post-it, facile à réorganiser
2. Technique du « walk through » : Faire raconter un cas concret récent
3. Jeu de rôles : Chacun présente son point de vue sur le processus
4. Matrice des responsabilités : RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed)

Technique : Utilisez la règle des « 5 pourquoi » pour creuser les causes profondes des dysfonctionnements. « Pourquoi cette étape prend-elle autant de temps ? » → « Parce qu’on attend la validation » → « Pourquoi cette validation est-elle lente ? » etc.

Étape 5 : Qualifier et documenter vos processus

Collecte des métriques actuelles

Pour chaque processus mappé, cherchez à quantifier : Volumétrie :

• Nombre de fois par mois/an
• Pic d’activité saisonnière
• Évolution tendancielle

Performance :

• Temps de cycle moyen (du début à la fin)
• Temps de traitement par étape
• Taux d’erreur/reprise

Ressources :

• Temps homme mobilisé
• Coût estimé du processus
• Nombre d’intervenants

Exemple : « Le processus de commande client prend en moyenne 48h (objectif : 24h), implique 4 personnes et génère 15% de reprises pour erreur de saisie. »

Évaluation des outils existants

Pour chaque système identifié :

1. Nom de l’outil (ERP, Excel, logiciel métier…)
2. Usage (saisie, consultation, validation, reporting…)
3. Niveau de satisfaction des utilisateurs (/10)
4. Points forts de l’outil actuel
5. Limites et frustrations exprimées
6. Interfaçage avec d’autres outils (automatique/manuel)

Formalisation des constats

Rédigez pour chaque processus une fiche de synthèse incluant :

• Schéma du processus (flux principal)
• Acteurs impliqués et leurs rôles
• Outils utilisés et leur niveau d’intégration
• Métriques de performance actuelles
• Top 5 des irritants identifiés
• Opportunités d’amélioration détectées

Étape 6 : Exploiter vos cartographies pour la suite

Créer votre matrice de maturité

Évaluez chaque processus selon 4 dimensions :

1. Standardisation : processus documenté et uniforme (1-5)
2. Digitalisation : niveau d’automatisation (1-5)
3. Performance : atteinte des objectifs métier (1-5)
4. Agilité : capacité d’adaptation aux changements (1-5)

Cette matrice vous aidera à prioriser les chantiers de votre projet ERP.

Identifier les processus cibles (To-Be)

À partir de vos cartographies actuelles (As-Is), esquissez vos processus cibles :

• Étapes à supprimer (sans valeur ajoutée)
• Étapes à automatiser (règles simples, volumes élevés)
• Étapes à regrouper (traitement par lot)
• Contrôles à renforcer (points de risque identifiés)

Préparer la base de votre futur cahier des charges

Vos cartographies constituent une base importante pour la suite, mais ce n’est qu’un point de départ. Elles vous aideront à :

• Décrire l’existant dans votre futur cahier des charges
• Identifier vos spécificités métier par rapport aux standards
• Repérer les processus critiques qui nécessiteront une attention particulière

N’oubliez pas : Cette cartographie nourrit la réflexion, mais l’étape suivante sera cruciale : la décision projet avec la définition des objectifs précis, du cadrage détaillé et des facteurs clés de réussite de votre transformation.

Qui inviter dans vos ateliers de cartographie ?

La réussite de votre cartographie dépend largement des bonnes personnes autour de la table : Participants obligatoires :

• Le responsable du processus : vision globale et pouvoir de décision
• Les utilisateurs quotidiens : connaissance fine des irritants
• Le référent IT : compréhension technique des outils actuels

Participants selon le contexte :

• Contrôleur de gestion : pour les processus financiers
• Responsable qualité : pour les processus avec enjeux de conformité
• Client interne : pour comprendre les attentes en aval

À éviter :

• Plus de 8 personnes (ateliers ingérables)
• Personnes non concernées par le processus
• Hiérarchie trop marquée (peut inhiber les remontées terrain)

Outils recommandés par niveau de maturité

Niveau débutant (première cartographie) :

• PowerPoint : simple, accessible, bon rendu visuel
• Excel/Google Sheets : pour les matrices détaillées
• Miro : collaboratif, facile d’usage, version gratuite disponible

Niveau intermédiaire :

• Lucidchart : bibliothèques de formes, collaboration temps réel
• Draw.io : gratuit, intégré à Google Drive, Export multiple
• Visio : standard Microsoft, nombreux templates

Niveau avancé :

• Bizagi : spécialisé BPMN, version gratuite robuste
• Camunda : pour aller vers l’automatisation
• ARIS : entreprise, très complet mais complexe

Mémo : L’outil parfait est celui que votre équipe saura utiliser et maintenir ! Mieux vaut une bonne cartographie sur PowerPoint qu’une cartographie BPMN parfaite mais abandonnée. Les aspects techniques et logiciels de la cartographie feront l’objet d’un article dédié pour approfondir ces sujets.

Exemple de schéma possible à inclure

Schéma suggéré : « Les 6 étapes de la cartographie des processus » Un schéma en entonnoir montrant :

1. Inventaire global (large)
2. Priorisation (filtre)
3. Choix du format (outil)
4. Ateliers collaboratifs (équipe)
5. Documentation (synthèse)
6. Exploitation (ERP)
Avec des pictogrammes pour chaque étape et des flèches de progression.