Revue et analyse de l'existant : la fondation et la cible de votre projet ERP Vous vous demandez pourquoi tant de projets ERP échouent ? Vous avez le sentiment que se lancer directement dans le choix d’un logiciel sans une compréhension fine de l’existant est risqué ? Vous voulez assurer cette étape cruciale de diagnostic avant de passer à l’action ?Vous êtes dans la phase PREPARE de la méthode PRISM, à l’étape qui constitue le socle de votre projet : la revue et l’analyse de l’existant.Dans cet article, découvrez pourquoi cette phase d’observation active est la fondation indispensable de votre projet ERP, comment la structurer efficacement et les bénéfices concrets qu’elle apportera à votre organisation.L’essentielCette étape transforme vos ressentis en diagnostic objectif et structure la base de votre futur cahier des charges ERP • Elle se décompose en deux sous-étapes complémentaires : la cartographie des processus métiers et la revue de l’architecture SI existante et cible • 82% des projets ERP en dépassement de budget sont liés à une sous-estimation des besoins, évitable par une analyse rigoureuse de l’existant Pourquoi cette étape est-elle fondamentale ?La revue et l’analyse de l’existant représente le véritable démarrage du travail opérationnel. Maintenant que vous avez identifié les signaux d’alerte et pris la décision de projet, il est temps de creuser méthodiquement pour comprendre précisément comment votre entreprise fonctionne aujourd’hui et où se situent exactement les dysfonctionnements.Cette phase d’observation active vous permet de :Approfondir l’analyse des irritants Vous savez déjà que vos outils posent problème, maintenant il faut cartographier précisément ces dysfonctionnements et quantifier leur impact réel sur votre organisation.Établir la baseline ET définir la cible Non seulement créer la photographie de votre situation actuelle, mais aussi la confronter aux standards du marché pour définir où vous voulez aller et mesurer l’écart à combler.Harmoniser et optimiser vos processus Comparer vos pratiques actuelles avec les processus de référence de votre secteur pour identifier les opportunités d’amélioration et d’harmonisation avant même le choix de l’ERP. Exemple concret Une ETI industrielle découvre lors de cette analyse que ses 3 sites utilisent des méthodes différentes pour calculer les coûts de revient, générant des écarts de marge non expliqués. Cette découverte oriente immédiatement les priorités du futur ERP vers l’harmonisation de la comptabilité analytique. Les deux piliers de votre analyseCette étape se structure autour de deux approches complémentaires qui donnent une vision 360° de votre organisation :1. Cartographie des processus métiers (approche fonctionnelle)L’objectif : Comprendre comment votre entreprise fonctionne aujourd’hui ET définir comment elle devrait fonctionner demain.La méthode : • Entretiens structurés avec les responsables de chaque domaine métier • Documentation des processus « As-Is » (état actuel) • Comparaison avec les processus de référence de votre secteur d’activité • Co-construction des processus « To-Be » (état cible) avec les équipes • Identification des écarts et opportunités d’harmonisationLes livrables : • Processus « As-Is » documentés par domaine (P2P, O2C, R2R, etc.) • Processus « To-Be » optimisés alignés sur les bonnes pratiques • Matrice des écarts et plan de convergence • Grille de maturité organisationnelle avec trajectoire cible2. Revue de l’architecture SI existante et cible (approche technique)L’objectif : Évaluer vos outils actuels ET définir l’architecture cible optimale pour supporter vos processus « To-Be ».La méthode : • Inventaire exhaustif des applications utilisées • Analyse des interfaces et flux de données actuels • Benchmark des solutions du marché adaptées à votre secteur • Définition de l’architecture cible intégrant les meilleures pratiques • Évaluation de la qualité des données et plan de migrationLes livrables : • Cartographie applicative actuelle vs cible • Schéma directeur SI avec roadmap de transformation • Matrice des interfaces actuelles et futures • Plan de migration des données et d’urbanisationMémoCette approche comparative vous permet de ne pas réinventer la roue : en confrontant vos pratiques aux standards éprouvés, vous gagnez en maturité et créez une cible réaliste et ambitieuse pour votre ERP.Comment mener cette analyse efficacement ?Phase 1 : Préparation de la mission (1-2 semaines)1. Collecte documentaire • Organigrammes, procédures existantes • Rapports d’activité et tableaux de bord actuels • Inventaire des licences et contrats logiciels • Schémas réseau et documentation technique2. Identification des parties prenantes • Responsables métiers de chaque domaine • Utilisateurs clés et super-users • Équipes IT et administrateurs système • Direction générale et contrôle de gestionPhase 2 : Investigation terrain (3-4 semaines)1. Entretiens métiers structurés Chaque entretien (1h30-2h) suit une trame précise : • Périmètre et responsabilités du service • Processus principaux et outils utilisés • Points de satisfaction et d’insatisfaction • Volumétries et saisonnalité • Interactions avec les autres services • Vision des améliorations souhaitées2. Analyse technique approfondie • Audit des performances actuelles des outils • Revue de la qualité et cohérence des données • Cartographie des flux et interfaces • Évaluation de la maintenance et évolutivitéPhase 3 : Synthèse et formalisation (2 semaines)1. Consolidation des constats • Synthèse par domaine fonctionnel • Identification des enjeux transverses • Hiérarchisation des dysfonctionnements • Chiffrage des impacts (temps, coût, risque)2. Construction de la vision cible • Processus « To-Be » optimisés intégrant les bonnes pratiques sectorielles • Architecture SI cible alignée sur les standards du marché • Roadmap de transformation avec jalons de convergence • Plan de conduite du changement vers la cible ⚠️ Attention Cette phase nécessite un sponsoring fort de la direction et une communication transparente : les équipes doivent comprendre que l’objectif est l’amélioration, non la critique de l’existant.N’oubliez pasImpliquez systématiquement les équipes terrain dans la validation des constats. Leur adhésion à cette étape conditionne le succès de tout le projet.Les bénéfices immédiats de cette approchePour votre organisationAlignement des équipes autour d’un diagnostic partagé • Gains rapides identifiés et réalisables avant même le choix de l’ERP • Priorisation claire des chantiers de transformation • Base solide pour le business case et le calcul du ROI Pour votre projet ERPCahier des charges précis et réalisteChoix de solution basé sur des besoins objectifsRéduction des risques de dérive budgétaire et temporelle Paramétrage optimisé aligné sur vos processus cibles Exemple de retour d'expérience « Grâce à cette analyse, nous avons identifié que 60% de nos problèmes de stock provenaient de règles de gestion incohérentes entre nos sites. Nous avons harmonisé ces règles avant même de choisir l’ERP, nous faisant gagner 6 mois sur le paramétrage. » – Directeur supply chain, groupe industriel TechniquePour structurer efficacement cette analyse, utilisez la méthode des « 5 pourquoi » sur chaque dysfonctionnement identifié. Cela vous permet de remonter aux causes racines et d’éviter de traiter uniquement les symptômes. Et ensuite ? Cette revue de l’existant bien menée vous donne toutes les clés pour aborder sereinement les étapes suivantes de la méthode PRISM :👉 Phase REQUEST : Votre expression de besoin sera précise car basée sur des constats objectifs👉 Cartographie détaillée des processus : Vous pourrez approfondir l’analyse de chaque processus clé : • P2P (Procure-to-Pay) : De l’expression du besoin au règlement fournisseur • O2C (Order-to-Cash) : De la commande client à l’encaissement• R2R (Record-to-Report) : De l’écriture comptable au reporting • Production & Supply Chain : De la planification à la livraison ArticlesCartographie des processus et mesure de performance P2P O2C R2R PROD Supply Chain
